コロナ禍に伴い、バーチャル（オンライン）株主総会が徐々に浸透しています。

株主総会をオンライン化することで、企業側・株主側の両面において、従来の形である対面式の株主総会にはないメリットがたくさんあります。

本記事では、バーチャル（オンライン）株主総会のメリットやデメリット、株主総会をオンライン化する手順について解説します。

株主総会のオンライン化に興味がある方や、注意点を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

バーチャル（オンライン）株主総会とは？

バーチャル（オンライン）株主総会とは、その名の通りインターネットを使用して遠隔で開催される株主総会のことです。

従来の対面式の株主総会とは異なり、参加者がリアルタイムでオンライン上で繋がることで、遠隔地からの出席や意見交換ができるため、コロナ禍以降急速に普及しました。

株主総会をオンライン化するメリット

株主総会をオンライン化するメリットは、下記の通りです。

それぞれ詳しく解説します。

遠方の株主でも参加できる

株主総会をオンライン化することで、遠方の株主に負担をかけることなく、居住地から株主総会に参加できるようになります。

原則として、対面の株主総会では交通費や宿泊費が株主負担ですが、バーチャル株主総会では株主の実費負担が軽減できます。

会場コストを削減できる

バーチャル株主総会は、従来の対面式株主総会に比べて会場コストを大幅に削減できる点が大きなメリットです。

対面式の総会では、会場の選定や設営、椅子やテーブルの手配、飲食物の提供、音響・照明機器の準備など、多くの費用がかかります。

しかし、オンライン開催では、会場コストがほとんどかかりません。

同日に開催されている別の株主総会にも参加できる

バーチャル株主総会は、同日に開催されている別の株主総会にも参加できるため、株主にとっても有益です。

従来の対面式株主総会では、同日に複数の総会がある場合はすべての総会に出席するのは難しく、出席を断念することもあります。

しかし、オンライン化によって、株主は自宅やオフィスから総会に参加できるため、同日開催の別の株主総会にも参加できるようになります。

感染症対策にも有効

バーチャル株主総会は、感染症予防にも非常に有効です。

従来の対面式株主総会は、多くの株主が密集した場所での議論や意見交換が行われるため、感染リスクが避けられません。

一方、バーチャル株主総会では、株主が自宅やオフィスから参加するため、直接接触することなく議論や意見交換できます。

また、感染症の影響で移動が制限される状況でも、オンライン開催であれば国内外の株主が参加できるのもメリットです。

株主総会をオンライン化するデメリットは？

株主総会をオンライン化するデメリットとして、下記の点がデメリットとして挙げられます。

株主総会をオンライン化する際は、オンラインならではの対策が必要です。

そのため、あらかじめ上記のようなデメリットの対策をしましょう。

また、オンライン化は回線・システムトラブルや、セキュリティが課題になりやすいため、システム担当者を決めておくことも重要です。

株主総会をオンライン化する手順

株主総会をオンライン化する際は、下記の手順で行います。

順番に解説します。

招集事項を決める

株主総会には、定時株主総会と臨時株主総会の2種類があります。

定時株主総会は、1年間の事業報告や決算報告が主な内容です。

一方で、臨時株主総会は、株主総会で決議する必要があることが発生した場合に、臨時で開かれます。

何の目的で株主を招集するかを決定し、必要な資料を準備しましょう。

招集通知を出す

招集通知は、株主総会の日時や目的、その他法務省令で定める事項など、フォーマットに従って作成します。

招集通知の書面には、オンラインで行う旨を必ず記載しましょう。

また、オンラインで行う場合には、どのような手順で会議に参加できるかを併記する必要があります。

オンライン会議のサービスを使用する場合にはサービス名を記載のうえ、会議に入室する方法や通話機能の使い方など、電子機器に疎い人でもわかりやすい説明書を添付することが望ましいです。

オンライン開催の準備を進める

招集通知を発送したら、オンライン開催の準備を進めていきます。

事業報告書や決算書の作成など、株主総会に必要な準備のほか、バーチャル株主総会では書類のPDF化など、オンラインならではの準備も必要です。

また、システム担当者を決めたり、電子機器にうとい株主への対応をどうするかなどの用意をしたりと、オンライン開催によって想定されるトラブルへの備えをしておきましょう。

株主総会当日には、カメラやマイクなどの機材の他に、カメラやマイクの出力を切り替える担当者も必要です。

総会当日に機材の準備やオンライン接続で慌てることがないように、前日までにリハーサルをしておきましょう。

まとめ：オンライン（バーチャル）株主総会はCapWorksにお任せください

オンライン（バーチャル）株主総会は、感染症対策だけでなく、従来の株主総会のデメリットを払拭できる新しい形の株主総会です。

オンライン化のメリットを享受するためにも、オンラインならではの注意点への配慮が必要です。

ぜひ本記事を参考にして、株主総会のオンライン化に役立ててください。

CapWorksでは、映像制作会社ならではのノウハウを活かし、オンライン株主総会をサポートしております。

オンライン株主総会では、カメラ・マイクなどの機材やインターネット環境への接続など、コストや技術がネックになりがちです。

CapWorksでは、プロ仕様のカメラを複数台使い、専門のスタッフがインターネット接続やカメラの切り替え、マイクの操作など、専門的な作業をフォローいたします。

オンライン株主総会を開きたいけれど、コストや準備にお困りのご担当者様は、ぜひCapWorksまでお気軽にお問い合わせください。