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2022.6.27

オンライン説明会で重要なポイント5つとおすすめツール3つを解説!

オンライン説明会を開催しようと考えているのではないでしょうか。

しかし、これまで開催したことがなく、オンライン説明会について事前にしっかり理解しておきたい人も多いでしょう。

そこで本記事では、オンライン説明会について、メリットやデメリット、重要なポイント5つを解説しました。

これからオンライン説明会を開催しようと考えている方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

オンライン説明会とは?

オンライン説明会とは?

オンライン説明会とは、Web上で行う説明会のことを指します。

インターネットの普及やコロナ禍などの影響により、オンライン説明会の需要が高くなっています。

オフライン説明会に比べて、会場を確保するための費用や交通費をカットできるなど、メリットも多いです。

オンライン説明会の代表的な種類

オンライン説明会の代表的な種類

オンライン説明会には、下記のように様々な種類があります。

  • ウェビナー型
  • Web会議型
  • 録画配信型

それぞれ順番にご説明します。

ウェビナー型

ウェビナー型は、主催者が複数の参加者にセミナースタイルで話す形式です。

大人数の参加者にまとめて発信するため、回線が安定したツールを使う必要があります。

また、基本的に一方通行の発信になるため、参加者の反応が分かりづらいというデメリットもあります。

参加者の顔出しを促したり積極的に質問したりしてもらうなど、参加者が退屈しないような工夫が必要です。

Web会議型

Web会議型は、主催者と参加者が1対1もしくは少人数で双方がやりとりしながら進める形式です。

双方向のやり取りのため、参加者が飽きずらく、しっかり話を聞いてくれやすいというメリットがあります。

一方で、やり取りが多くなり想定した時間通りに終わらない可能性があるなど、デメリットもあります。

録画配信型

録画配信型は、オンライン説明会動画を事前に録画しておき、インターネット上にアップロードして参加者に視聴してもらう形式です。

ビデオカメラなどの機材がなくても、Webカメラ付きのパソコンとマイクがあれば簡単に録画〜配信までできます。

リアルタイムではないため、しっかりと編集してアップロードできる点がメリットです。

一方で、視聴者とのコミュニケーションが取れないというデメリットもあります。

オンライン説明会のメリット3つ

オンライン説明会のメリット3つ

オンライン説明会のメリットは、下記の2つです。

  • 説明会にかかるコストを抑えられる
  • 地方在住の方でも参加しやすい
  • これまでと異なる人材確保につながりやすい

それぞれ順番にご説明します。

説明会にかかるコストを抑えられる

オンライン説明会は、オフライン説明会に比べてコストを抑えることができます。

なぜなら、会場を確保する必要が無く、人員も多くかからないからです。

特に、参加者を多く確保したい場合は、会場も大きくなり、人員も増えるため、コストが大きくなってしまいます。

しかし、オンライン説明会であれば、回線が安定させておくことで、会場費用や人員に割くコストを抑えることができます。

地方在住の方でも参加しやすい

地方在住の方でも参加しやすい点もメリットです。

特に、リモートワーク可能な会社であれば、地方からも積極的に参加してほしいはずです。

そのような場合はオンライン説明会が向いていると言えます。

これまでと異なる人材確保につながりやすい

オンライン説明会であれば、参加しやすい分、これまでと異なる人材確保につながりやすいです。

特に、今までオフラインでしか説明会を開催していなかった場合は、オンライン説明会を開催してみることで、より優秀な人材の確保につながる可能性があります。

オンライン説明会のデメリット2つ

オンライン説明会のデメリット2つ

反対に、オンライン説明会のデメリットは下記の通りです。

  • 自社について伝えきれない可能性がある
  • 初めての開催では機材を準備する必要がある

それぞれ順番にご説明します。

自社について伝えきれない可能性がある

オンライン説明会は、配信方法によっては視聴者の質問に答えられません。また、途中退出される可能性もあります。

そのため、自社についてしっかり伝えきれない場合もあるでしょう。

対策として、よくある質問と回答をまとめておき、説明会の中で最後に説明すると良いです。

初めての開催では機材を準備する必要がある

初めてオンライン説明会を開催する場合は、下記のような機材を準備する必要があります。

  • パソコン
  • Webカメラ
  • マイク
  • 配信サービスへの登録

初期費用が少しかかってしまう点は、デメリットと言っても良いでしょう。

オンライン説明会におすすめのツール

オンライン説明会におすすめのツール

オンライン説明会におすすめのツールは下記の3つです。

  • Zoom
  • Google Meet
  • Skype

基本的には、Zoomを利用すればOKです。

なぜなら、最大10,000人参加でき、アカウント登録が必要なのが主催者のみのため、参加者に手間がかからないからです。

また、ホワイトボード機能を使用すれば、参加者全員が書き込み可能になるため、質問の受付も可能です。

Zoomの利用者が増えているため、Zoomでの開催と言えば、安心感があり、利用しやすい点もメリットと言えます。

オンライン説明会を成功させる5つのポイント

オンライン説明会を成功させる5つのポイント

最後に、オンライン説明会を成功させるための5つのポイントについて解説します。下記の通りです。

  • 伝えることを事前に整理する
  • 視聴者を飽きさせない工夫をする
  • 質疑応答の時間を設ける
  • 説明会後アンケートを取る
  • 最後に行動を促す

それぞれ順番にご説明します。

伝えることを事前に整理する

オンライン説明会で伝えることを事前に整理しておきましょう。

たとえば、自社について紹介したいのであれば、下記のような内容は必要でしょう。

  • 企業紹介、事業内容の説明
  • 企業の歴史
  • 企業が求める人物像
  • 入社後のキャリアイメージ

ざっくりと説明する内容が決まった後は、資料の枚数や各項目の所要時間を決めていきます。

伝えることを事前に整理しておくことで、伝わりやすいように全体の流れや時間配分を組むことができます。

視聴者を飽きさせない工夫をする

視聴者を飽きさせない工夫も必要です。

たとえば、下記のような方法があります。

  • 動画資料を差し込む
  • テーマ毎に話者を変更する
  • 参加者に顔出ししてもらう
  • 参加者に定期的に発言を促す

質疑応答の時間を設ける

事前整理の段階で質疑応答の時間を確保するようにしておきましょう。

質疑応答の時間を設けておくことで、視聴者を飽きさせにくくできます。

また、どのあたりが分かりづらいのかを把握することができ、次の説明会までの改善項目にできます。

説明会後にアンケートを取る

説明会後はアンケートを取るようにしましょう。

アンケートを取ることで、視聴者の理解度を知ることができます。

また、良かった点、悪かった点などを記入してもらうことで、具体的に改善すべき項目を洗い出すことができます。

最後に行動を促す

忘れがちなのが最後に行動を促す点です。

説明会の目的は、しっかり理解してもらって次の行動に繋げたいからのはず。

そのため、説明会の最後に行動を促すのは必須です。

たとえば、採用活動の一環としてオンライン説明会を実施しているのであれば、説明会後、履歴書の送付方法などを伝えましょう。

説明会のみで終わらず、次の行動につなげる点が、成功のカギです。

最後に:オンライン説明会で優秀な人材を確保しよう

本記事では、オンライン説明会について解説しました。

オンライン説明会では、下記の5つのポイントに気をつけることで成功しやすくなります。

  • 伝えることを事前に整理する
  • 視聴者を飽きさせない工夫をする
  • 質疑応答の時間を設ける
  • 説明会後アンケートを取る
  • 最後に行動を促す

今回の記事を参考に、オンライン説明会を成功に繋げましょう。

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